Les entreprises n’ont jamais produit autant de documents. Pourtant, une grande partie de cette information reste dispersée, difficile à retrouver et sous-exploitée. Avec DocuShare, Xerox fait évoluer la gestion documentaire vers une plateforme capable de centraliser les contenus, d’automatiser les processus et d’exploiter l’intelligence artificielle, sans sacrifier la sécurité ni la gouvernance.
Contrats, factures, dossiers RH, courriers, formulaires, e-mails… Le problème des entreprises n’est plus de stocker leurs documents, mais de les exploiter efficacement. Trop souvent encore, l’information est répartie entre serveurs de fichiers, boîtes mail, applications métier et espaces collaboratifs. Résultat, les équipes perdent du temps à chercher la bonne version, à ressaisir des données ou à vérifier manuellement qu’un document a bien été traité.
DocuShare répond à cette fragmentation en proposant un socle documentaire unique couvrant l’ensemble du cycle de vie des contenus. La plateforme prend en charge la capture de documents papier ou numériques, leur classification, leur indexation, leur circulation dans l’entreprise et leur conservation.
L’automatisation joue ici un rôle central. Dès l’arrivée d’un document, DocuShare peut identifier sa nature, extraire des informations utiles, enrichir ses métadonnées et déclencher le processus correspondant. Une facture peut ainsi être reconnue, rapprochée d’un fournisseur, envoyée au bon responsable pour validation, puis transmise à l’ERP. Les workflows sont configurables sans développement lourd, ce qui permet aux métiers de fluidifier leurs processus tout en réduisant les tâches manuelles et les risques d’erreur.
Cette logique s’étend à de nombreux usages. Gestion des contrats, dossiers médicaux, documentation industrielle, factures fournisseurs ou archives métier peuvent être structurés et exploités dans un même environnement. L’enjeu est directement opérationnel. Il s’agit de réduire les délais de traitement, de supprimer les ressaisies inutiles et de transformer un patrimoine documentaire passif en information immédiatement exploitable.
L’IA oui, mais avec les garde-fous de l’entreprise !
D’autant que l’arrivée de l’IA générative ouvre de nouvelles perspectives. DocuShare permet désormais d’interroger des espaces documentaires en langage naturel grâce à une recherche augmentée par IA. Au lieu d’ouvrir successivement des dizaines de fichiers, un utilisateur peut poser une question et obtenir une réponse synthétique construite à partir des documents disponibles, avec accès aux sources utilisées.
La plateforme va également plus loin grâce aux agents IA et à son ouverture via le protocole MCP. Un agent peut, selon les droits qui lui sont accordés, analyser des contrats, identifier des clauses précises, détecter des doublons, organiser des documents ou produire des synthèses. Dans certains cas d’usage présentés par Xerox, des recherches nécessitant auparavant l’examen manuel de dizaines de documents peuvent être réalisées en quelques minutes.
Cette puissance ne vaut cependant que si elle s’appuie sur une gouvernance solide. C’est précisément l’un des points forts de DocuShare. Les droits d’accès restent ceux de l’utilisateur connecté. Les versions, les cycles de vie et les règles de conservation sont maîtrisés. Les accès et modifications sont tracés et horodatés. Un agent IA ne bénéficie donc pas d’un accès illimité au patrimoine de l’entreprise et ses actions restent auditables.
DocuShare propose par ailleurs plusieurs modes de déploiement, de l’installation sur site au cloud, afin de répondre à différents niveaux d’exigence en matière de contrôle des données et de sécurité. La possibilité d’intégrer des modèles d’IA privés renforce encore cette approche pour les organisations manipulant des contenus particulièrement sensibles.
Après plus de vingt-cinq ans d’expérience dans la gestion de contenu d’entreprise, DocuShare change ainsi de dimension. La plateforme ne se limite plus à stocker et classer des fichiers. Elle organise l’information, automatise les processus et permet désormais à l’IA de travailler sur un patrimoine documentaire gouverné. Pour les entreprises, c’est finalement moins de temps perdu, des processus plus rapides, une information plus fiable et une sécurité préservée.
Pour en savoir plus sur la façon dont l’IA intégrée à DocuShare transforme la gestion documentaire, téléchargez gratuitement ce livre blanc.
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