Une facture peut arriver par une plateforme agréée et rester suspecte. Lors du webinaire organisé le 29 septembre par Archimag et Code Confiance, Céline Duplessis, Product Evangelist chez Yooz, a détaillé les contrôles nécessaires pour réduire les risques. Détection des falsifications, surveillance des doublons et répartition des responsabilités doivent accompagner la dématérialisation, jusque dans les opérations quotidiennes des équipes comptables.
Un fournisseur connu, une facture d’apparence ordinaire, un IBAN qui semble correct, tout peut paraître en règle jusqu’au moment où le paiement part vers le mauvais compte. Le passage à la facture électronique ne dispense pas de vérifier ce que contient le document ni les conditions dans lesquelles il sera validé.
Interrogée par Code Confiance Céline Duplessis décrit une protection qui repose sur plusieurs niveaux. Sécuriser les accès à la plateforme constitue une première étape. Mais la lutte contre la fraude exige aussi de contrôler les données, de repérer les anomalies et d’organiser les validations.
Une facture crédible peut masquer plusieurs fraudes
La représentante de Yooz énumère plusieurs scénarios auxquels les entreprises peuvent être confrontées. Un faux fournisseur peut être créé avec une identité suffisamment crédible pour tromper les équipes. Une facture peut également reprendre le nom d’un fournisseur réel, tout en contenant des informations falsifiées. La modification d’un IBAN reste un autre moyen de détourner le règlement.
La compromission d’un compte fournisseur ou salarié ajoute une difficulté. L’action suspecte peut alors provenir d’un accès habituellement considéré comme légitime. Céline Duplessis souligne à ce propos l’intérêt de détecter les comportements inhabituels. Elle rappelle aussi le risque de présenter plusieurs fois une même facture et celui de modifier un PDF sans que la manipulation soit immédiatement visible à l’œil nu.
Pour limiter ces risques, elle invite les entreprises à examiner les services de contrôle proposés par leur plateforme, notamment les possibilités de vérifier les informations sur les fournisseurs auprès de sources de confiance. L’enjeu dépasse la capacité à transmettre et à recevoir les documents.
La démonstration donne un exemple concret de cette vigilance. Sur une facture présentée à l’écran, Yooz signale des indices de modification du document. Des informations auraient été ajoutées par-dessus le contenu initial, au niveau de l’IBAN. Le rapport d’analyse permet à l’utilisateur de voir la zone suspecte.
L’alerte ne tranche toutefois pas, à elle seule, la question de la fraude. Céline Duplessis explique qu’il est possible de bloquer la facture dans son circuit de validation et de contacter le fournisseur. Si la vérification établit que le changement est légitime, alors le document peut être débloqué et reprendre son parcours. L’automatisation sert ici à déclencher une investigation, dont l’issue reste à vérifier.
Des contrôles communs pour tous les canaux de réception
Une autre difficulté tient à la coexistence des circuits. Les factures reçues par plateforme agréée ne font pas disparaître immédiatement les documents transmis par mail ou récupérés sur des portails fournisseurs. Les échanges internationaux contribuent également à cette diversité.
Pour Céline Duplessis, la réponse consiste à centraliser le traitement et à appliquer les mêmes règles de contrôle, de validation et de traçabilité, quelle que soit l’origine de la facture. Elle présente les capacités de Yooz à réunir ces flux dans une interface commune et à traiter différents formats, dont Factur-X, UBL et CII.
Cette centralisation doit notamment permettre de repérer les doublons entre canaux. Si une facture arrive une première fois par mail, puis par une plateforme agréée, le système avertit qu’elle a déjà été traitée. Le risque ne se limite donc pas aux faux documents. Il concerne aussi les paiements indus que peut provoquer un traitement fragmenté.
Encore faut-il savoir qui intervient ensuite. La démonstration montre des circuits de validation configurables selon le fournisseur ou le montant de la facture. Une dépense dépassant un seuil peut ainsi être soumise à un approbateur précis. L’utilisateur peut suivre l’avancement du document et solliciter un collaborateur depuis un espace de discussion associé à la facture.
L’objectif est de conserver le contexte de la décision. L’origine du document, les validations, les blocages et leurs motifs doivent pouvoir être retrouvés dans l’historique.
La sécurité dépend aussi de ceux qui peuvent valider
La dernière recommandation de Céline Duplessis concerne directement l’organisation des entreprises. La mise en place de la plateforme doit commencer par une définition des utilisateurs, de leurs rôles et de leurs droits. Tout le monde n’a pas besoin de consulter toutes les factures, ni de disposer des mêmes pouvoirs de validation.
L’intervenante indique que Yooz prévoit une authentification multifacteur et des restrictions d’accès adaptées à l’organisation. Mais elle insiste surtout sur la nécessité de limiter les droits étendus. Multiplier les administrateurs revient à multiplier les personnes disposant d’un accès très large aux informations et aux paramètres. Les rôles comptables et de paiement demandent également une attribution attentive.
Elle conseille par ailleurs de vérifier que le prestataire fait tester sa sécurité.
Le message du webinaire dépasse ainsi le choix d’un logiciel. Car détecter une anomalie ne sert vraiment que si une personne habilitée peut l’examiner, suspendre le traitement et documenter sa décision. La facture électronique apporte un cadre aux échanges. La maîtrise du risque, elle, dépend aussi de la manière dont l’entreprise organise chaque étape jusqu’au paiement.
Retrouvez les explications de Céline Duplessis et la démonstration dans le replay complet du webinaire.
